Справочники

• Что такое справочник
• Создание справочника
• Наполнение справочника
• Импорт и экспорт данных
• Подключение справочника к анкете

Что такое справочник

Справочник — это готовый список значений, который заводится один раз на всю организацию и потом подставляется в анкеты любых опросов. Регионы, участки, магазины, бренды, номенклатура — всё, что повторяется от опроса к опросу, удобно держать справочником, а не перенабирать варианты ответа руками.

Где находится

Справочники лежат в левом меню в группе «Ресурсы» → «Справочники». Это общий ресурс организации: он не принадлежит конкретному опросу, и один и тот же справочник можно подключить к любому числу анкет.

Список показывает название и описание каждого справочника. Клик по строке открывает его содержимое, кнопки справа в строке (появляются при наведении) — правку структуры и удаление.

Из чего состоит справочник

У справочника две части, и они настраиваются в разных местах.

• Структура — набор столбцов: их названия, порядок, тип значения и признак «ключевой». Задаётся в окне создания или правки справочника.
• Содержимое — сами строки (в интерфейсе они называются элементами). Заполняется на странице справочника вручную или импортом из файла.

Проще всего думать о справочнике как о небольшой таблице: столбцы — это структура, строки — содержимое.

Ключевые столбцы

Ключевой столбец отмечается значком ключа в окне правки справочника. Это важная деталь: при подключении справочника к вопросу анкеты выбрать можно только ключевой столбец. Если у справочника не отмечен ни один столбец, в списке выбора он раскроется пустым — выбирать будет нечего.

Остальные, неключевые столбцы никуда не деваются — они остаются в строке и доступны в выражениях, когда включён режим поиска введённого ответа.

Полный цикл работы

1. Создать справочник — задать название и столбцы.
2. Наполнить его — добавить строки вручную или загрузить файлом.
3. Подключить к анкете — указать в вопросе, что варианты ответа берутся из справочника.
4. При необходимости выгрузить содержимое в xlsx — например, чтобы поправить большой список в Excel и залить обратно.

Каждый шаг разобран в отдельной странице этой главы.

Права доступа

Доступ к справочникам настраивается в матрице доступов организации («Организация» → «Матрица доступов») — там за них отвечает ресурс «Справочники» с обычным набором операций: создание, обновление, удаление, чтение.

Отдельно стоит флажок «Публичный справочник» в окне создания: он ослабляет только чтение содержимого. Подробнее — на странице «Создание справочника».

Создание справочника

Справочник создаётся в разделе «Ресурсы» → «Справочники» кнопкой «Создать справочник» в правом верхнем углу. Откроется окно, в котором задаются название, описание и список столбцов.

Название и описание

Название справочника — то, под которым он будет виден в списке и в выпадающих списках при подключении к анкете. Название стоит делать говорящим: при подключении к вопросу вы увидите строку вида «Название справочника — Столбец», и по ней придётся узнавать нужный справочник среди десятков других.

Описание справочника необязательно, но оно показывается второй колонкой в списке справочников и помогает отличать похожие наборы данных.

Столбцы

Столбцы добавляются по одному: введите название в поле «Название столбца» и нажмите «Добавить». Кнопка «Добавить» неактивна, пока поле пустое.

Каждый добавленный столбец становится строкой в списке. В строке слева направо:

• ручка перетаскивания и порядковый номер — столбцы можно менять местами перетаскиванием, порядок задаёт, в каком порядке колонки идут в таблице справочника и в файле выгрузки;
• название столбца;
• значок ключа — переключает признак «ключевой столбец». Ключ подсвечен, если признак включён, и приглушён, если выключен. Именно ключевые столбцы предлагаются на выбор при подключении справочника к вопросу анкеты;
• значок типа — открывает выбор из двух значений: «Строка» или «Число». По умолчанию у нового столбца тип «Строка»;
• красный крестик — удаляет столбец.

Кнопка «Сохранить» остаётся неактивной, пока в справочнике нет ни одного столбца — справочник без столбцов создать нельзя.

Изменение структуры

Чтобы поменять структуру уже созданного справочника, наведите курсор на его строку в списке и нажмите значок карандаша. Откроется то же окно, но с заголовком «Редактирование справочника» и заполненными полями.

В нём можно переименовать справочник, добавить или удалить столбцы, переставить их местами, поменять тип и признак ключа.

Удаление столбца, по которому справочник уже подключён к вопросу анкеты, разорвёт эту связь — проверьте опросы, прежде чем убирать ключевой столбец.

Удаление справочника

Значок корзины в строке списка удаляет справочник. Появится подтверждение вида «Удалить справочник название?».

Удаляется не только структура, но и всё содержимое — строки справочника пропадут вместе с ним. Если нужно очистить содержимое, а сам справочник сохранить, это делается на странице справочника (см. страницу «Наполнение справочника»).

Наполнение справочника

Чтобы открыть содержимое справочника, кликните по его строке в списке «Ресурсы» → «Справочники». Откроется таблица: столбцы в ней — те, что заданы в структуре справочника, строки — его элементы.

Панель управления

В шапке страницы слева направо:

• поле поиска — фильтрует строки по введённому тексту;
• «Экспорт» — выгрузка содержимого в xlsx;
• «Импорт» — загрузка строк из файла;
• корзина — удаление отмеченных строк. Кнопка неактивна, пока ничего не отмечено;
• «Создать элемент» — добавление новой строки.

Названия у кнопок-значков всплывают при наведении.

Добавление строки

Нажмите «Создать элемент». В окне будет по одному полю на каждый столбец справочника — заполните нужные и нажмите «Сохранить». Заполнять все поля необязательно: незаполненные останутся пустыми.

Об успешном сохранении сообщит уведомление «Изменения сохранены».

Изменение строки

Наведите курсор на строку — справа появятся значок карандаша и значок корзины. Карандаш открывает то же окно, но с уже заполненными значениями.

Порядок строк

Строки перетаскиваются за ручку в самом левом столбце. Новый порядок сохраняется сразу, отдельной кнопки для этого нет.

Порядок имеет смысл: когда справочник подключён к вопросу как источник вариантов ответа, варианты идут респонденту в том же порядке, в каком строки лежат в справочнике.

Поиск

Поле поиска в шапке фильтрует таблицу по мере ввода. Это удобно на больших справочниках — например, чтобы найти нужную строку перед правкой, не листая список.

Удаление

Удалять можно тремя способами, и все три спрашивают подтверждение.

• Одну строку — значком корзины в самой строке. Вопрос: «Удалить элемент?».
• Несколько строк — отметьте их флажками слева и нажмите корзину в шапке. Вопрос: «Удалить элементов: N?».
• Всё содержимое — отметьте флажок в заголовке таблицы (выбираются все строки) и нажмите корзину в шапке. Вопрос: «Удалить все содержимое справочника?». Сам справочник и его структура при этом остаются — очищается только содержимое.

Удаление строк не отменяется. Если справочник большой, перед чисткой имеет смысл выгрузить его в xlsx — тогда содержимое можно будет вернуть импортом.

Импорт и экспорт данных

Наполнять справочник построчно имеет смысл, пока строк единицы. Список регионов, участков или номенклатуры проще загрузить файлом — и так же выгрузить обратно, чтобы поправить в Excel.

Обе операции запускаются кнопками в шапке страницы справочника.

Импорт

Нажмите кнопку «Импорт». Откроется окно с требованиями к файлу и областью загрузки.

Требования к файлу

• Формат — CSV или XLSX.
• Данные читаются с первого листа книги.
• Первая строка — заголовки, и они должны совпадать с названиями столбцов справочника: и по составу, и по количеству. Лишний столбец в файле — тоже расхождение.
• Пустые строки пропускаются.

Чтобы не набирать заголовки вручную, окно показывает их списком, а кнопка справа от списка копирует их в буфер обмена одной строкой — можно вставить прямо в первую строку таблицы Excel и разложить по столбцам.

Загрузка

Файл либо перетаскивается в пунктирную область, либо выбирается кнопкой со скрепкой.

После загрузки окно показывает содержимое файла таблицей — это возможность убедиться, что колонки разложились правильно, до того как строки попадут в справочник.

Если заголовки не совпали, вместо таблицы появится сообщение «Ошибка в заголовках таблицы!», а кнопка «Импортировать» останется недоступной. Поправьте заголовки в файле и загрузите его заново.

Что происходит при импорте

Кнопка «Импортировать» добавляет строки из файла к тому, что уже есть в справочнике. Импорт не заменяет содержимое и не ищет дубликаты: если загрузить один и тот же файл дважды, строки задвоятся.

Чтобы именно заменить содержимое, сначала очистите справочник (отметьте все строки и удалите), а потом импортируйте файл.

Экспорт

Нажмите кнопку «Экспорт» и подтвердите в окне «Экспортировать значения в xlsx?».

Браузер скачает файл directory.xlsx — в нём одна страница: строка заголовков с названиями столбцов и все строки справочника. Колонки идут в том же порядке, что и в справочнике.

Выгруженный файл подходит для обратной загрузки без правок: заголовки в нём заведомо совпадают с ожидаемыми. Это удобный способ массово поправить содержимое — выгрузить, отредактировать в Excel, очистить справочник и загрузить обратно.

Подключение справочника к анкете

Справочник сам по себе ничего не делает — он начинает работать, когда вариант ответа в анкете берёт из него значения. Настройка живёт в редакторе вопроса.

Как добраться до настройки

1. Откройте опрос и перейдите на «Макет».
2. Кликните по вопросу и нажмите «Редактировать».
3. В блоке «Варианты ответа» раскройте нужный вариант шевроном справа.
4. Перейдите на вкладку «Значения» и оставайтесь на под-вкладке «Справочник».

Если у вопроса нет кнопки «Редактировать», анкета закрыта на правку. У опроса в статусе «В работе» в шапке есть кнопка-замок — её нужно открыть.

Соседняя под-вкладка «Ответы» — другой источник значений (ответы из уже пройденных вопросов). Источник может быть только один: включение справочника выключает «Ответы», и наоборот.

Три режима

На под-вкладке «Справочник» выбирается один из трёх взаимоисключающих режимов.

• Брать варианты ответа из справочника — респондент выбирает из готового списка.
• Респондент вводит сам — искать введённое в справочнике — респондент вводит значение, а система находит соответствующую строку справочника.
• Не использовать справочник — вариант ответа обычный.

Режим «Брать варианты ответа из справочника»

Выпадающий список показывает справочники организации, а внутри каждого — его ключевые столбцы. Выбирается именно столбец: его значения и станут вариантами ответа. Если внутри справочника пусто, значит в нём не отмечен ни один ключевой столбец — поправьте структуру справочника.

После выбора подпись варианта ответа автоматически становится «Справочник — Столбец» (например, «УИК — Number») — по ней потом видно, откуда берутся значения.

Флажок «Использовать уникальные значения» убирает повторы: если в выбранном столбце одно и то же значение встречается в нескольких строках, респондент увидит его один раз.

Фильтр

Кнопка-воронка рядом со списком открывает окно «Фильтр» — им список сужается, чтобы респондент видел не весь справочник.

Способа два, и они переключаются радиокнопками:

• «Условия отбора» — выражение, по которому отбираются строки. Подходит, когда набор должен зависеть от ответов на предыдущие вопросы.
• «Набор элементов» — строки справочника отмечаются флажками вручную. Подходит для небольшого фиксированного списка.

Выбор сохраняется кнопкой «Применить». Рядом со списком справочников после этого появляется подпись — «(Выбрано N)» или условие отбора, — так что настроенный фильтр видно, не открывая окно.

Режим «Респондент вводит сам — искать введённое в справочнике»

Этот режим доступен для обычных вариантов ответа. Респондент вводит значение сам, система ищет его в выбранной колонке справочника и запоминает найденную строку целиком.

• Где искать — тот же выпадающий список: справочник и колонка, по которой идёт поиск.
• Кнопка с глазом открывает окно «Просмотр справочника» — содержимое можно посмотреть, не уходя из редактора.
• «Что даёт поиск» — блок с колонками найденной строки. Каждая колонка показана как готовое выражение вида Q1.A.T.Название колонки; клик по нему копирует выражение в буфер. Эти выражения подставляются туда же, куда и любые другие: в текст вопроса, условия видимости, вычисления.

Три флажка уточняют поведение:

• «Принимать ответы, которых нет в справочнике» — ответ засчитывается, даже если совпадения не нашлось.
• «Подсказывать значения из справочника при вводе» — респондент видит подсказки по мере набора.
• «Скрывать уже использованные строки» — строки, выбранные ранее, больше не предлагаются.

Табличные вопросы

Строки табличного вопроса тоже берутся из справочника: откройте строку таблицы и в её вкладке «Значения» выберите «Брать варианты ответа из справочника». Режим поиска введённого ответа для строк таблицы не предлагается — он рассчитан на обычный вариант ответа.

Как проверить, что справочник подключён

На макете у варианта ответа появляется строка «Значения:» со значком «Справочник». Это самый быстрый способ пробежать анкету глазами и увидеть, какие вопросы завязаны на справочники.